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title: [Simplifica] Redirecionando colaboradores para URLs secretas
description: Garanta a segurança no envio de documentos exclusivos! Veja como usar o Datastore para entregar arquivos individualizados, aprenda a mascarar URLs com GUID e entenda como a TI pode automatizar a distribuição de holerites na sua empresa.
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# \[Simplifica\] Redirecionando colaboradores para URLs secretas
## Aprenda a distribuir documentos individuais e sigilosos, como holerites e vouchers, de forma automática e segura utilizando URLs protegidas e o Datastore
### Preparando sua base:
- Como mencionado em Campos dinâmicos personalizados, acesse a opção *Datastore Colaboradores* e baixe o modelo de planilha para envio.
- Preencha a planilha conforme a seguinte premissa:
- Na coluna A, informe o **CPF**, **E-MAIL** ou **Matricula** do seu colaborador conforme os dados **já cadastrados** das pessoas na SimplificaCI.
- - Na coluna B, “**Variável**”, inclua uma palavra-chave (Considere que esta é uma chave única e secreta que dará acesso a um sistema interno dentro da sua empresa)
**Essa palavra-chave pode ser personalizada, e serve apenas para seu controle, não sendo vista pelo colaborador. Por este motivo, crie nomes que facilitem sua compreensão sobre o que se trata essa planilha e o que você irá entregar para seu colaborador, por exemplo: “holerites\_junho”, “Convites\_individuais”, etc.**
- Na coluna C, “**Valor**”, você deve preencher utilizando o link externo que deseja que seu colaborador tenha acesso.
Ao final do preenchimento, sua planilha deve se parecer com isso:
- Caso esteja tudo OK com sua planilha, basta fazer o upload dela em “Datastore colaboradores”.
**Para saber**: A atualização do Datastore também pode ser feita pela nossa API!
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Ao manter seu Datastore Colaboradores alimentado corretamente mediante planilha ou API, cada colaborador terá acesso a seu conteúdo exclusivo, tornando as possibilidades infinitas.
Você poderá compartilhar holerites, documentos importantes, e tudo o que quiser, desde que os mantenha armazenados em alguma URL externa segura, individualizados, e organizados de modo que cada colaborador tenha acesso somente ao seu documento.
### Como armazenar arquivos e compartilhá-los de forma segura:
Empresas lidam geralmente com centenas de arquivos, como holerites, e o armazenamento destes arquivos podem exigir um apoio da TI local. Abaixo, sugerimos um cenário onde a TI seria fundamental para o sucesso e a segurança da operação.
Usaremos como exemplo, a distribuição dos holerites.
#### Passo 1: Criar documentos
Gerar o holerite de forma tradicional, sendo ele, um arquivo de PDF para cada colaborador.
#### Passo 2: Armazenamento e compartilhamento
Armazenar os arquivos em um servidor local, e mantendo-o acessível por alguma URL.
Neste ponto, é importante a atuação da TI, visto que será necessário haver um local no servidor para o armazenamento seguro dessas informações, mantendo ainda a possibilidade do acessar o documento por uma URL, como, por exemplo:
empresa.com.br/servidor/\[holerite.pdf\].
#### Passo 3: Renomear arquivos
Uma dica importante para a preparação deste cenário, é renomear cada arquivo de PDF para um nome único, de modo que o acesso do documento em questão seja feito exclusivamente pelo colaborador ao qual o documento se refere.
Caso os holerites estejam identificados com documentos ou número de matrícula dos colaboradores, seria fácil para outro colaborador acessar documentos de terceiros, exemplo:
*empresa.com.br/servidor/holerites/1358.pdf*
A medida que um colaborador conhece o número de matrícula de outro, bastaria alterar a URL para que ele obtenha acesso aos documentos de outra pessoa.
A solução para isso é basicamente o uso do GUID, uma ferramenta criada para mascarar arquivos, de forma que cada arquivo passe a ter a sua própria URL única, abaixo, um exemplo da mesma URL citada acima após ser mascarada pela ferramenta;
*empresa.com.br/servidor/holerites/1358\_0da35398-2e87-411a-874a-b173896015e2.pdf*
A extensão do arquivo continua sendo um PDF, e o acesso agora é de fato exclusivo para colaborador destinatário.
#### Passo 4: Alimentar a planilha de Datastore Colaboradores.
Após ter todos os arquivos armazenados em seu servidor, e todas as URLs protegidas, basta preencher a planilha normalmente.
Lembre-se:
A **coluna A** refere-se a identificação do colaborador, para que a plataforma saiba para quem ela deve entregar a informação. Os dados podem ser **CPF**, **E-MAIL** ou **Matricula.**
A **coluna B** é uma informação exclusiva dos gestores da plataforma. Deve ser usada de modo a identificar do que se trata essa importação.
A **coluna C** é o local onde a URL deve ser inserida. A URL deve **SEMPRE** corresponder ao colaborador correto, por este motivo, recomendamos o uso do mesmo identificador para a **coluna A** e para a URL no seu servidor.
Este é o link de um gerador de máscaras para URL: [https://www.uuidgenerator.net/](https://www.uuidgenerator.net/)
Abaixo, um exemplo visual de como a planilha ficaria:
Passo 5: Subir e repetir
Feito este processo, basta realizar o upload da planilha em Datastore Colaboradores, e repetir sempre que necessário. Como usamos holerites como exemplo, a repetição deste processo deverá ser feita mensalmente.
#### Considerações finais:
Os gestores da plataforma podem realizar este processo sozinhos, sem ajuda da TI desde que haja um **local seguro** para o armazenamento dos arquivos.
Ainda assim, a segurança deste processo deve ser **avaliada** e **aprovada** pelo setor de TI.
Porém, caso a TI esteja envolvida neste projeto, eles poderão ajudar em diversas camadas, como:
- Automatização da geração dos arquivos em PDF;
- Automatização do processo de geração de URLs seguras;
- Automatização do processo de atualização de planilha.
Feito isso, o processo ganharia uma grande agilidade, além de manter um alto nível de segurança da informação durante o armazenamento e compartilhamento dos dados.
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