[Simplifica] Disponibilização e tratamento de dados ao término do contrato

1. Objetivo

Ao término do contrato, a Simplifica CI disponibilizará ao cliente uma exportação dos dados descritos neste documento.

Esse procedimento tem como objetivos:

• permitir que o cliente preserve as informações produzidas durante a utilização da plataforma;
• assegurar transparência sobre os dados que serão entregues;
• reduzir a retenção de informações que deixaram de ser necessárias para a prestação do serviço;
• apoiar os processos de encerramento contratual, privacidade e segurança da informação; e
• observar as disposições aplicáveis da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), as obrigações contratuais e as boas práticas de gestão de segurança da informação.

2. O que será fornecido

A exportação contempla os comunicados enviados e os dados cadastrais e organizacionais relacionados abaixo.

2.1. Comunicados

Serão exportados os comunicados efetivamente enviados durante o período de utilização da plataforma.

Os comunicados serão organizados por mês de envio. Para cada comunicado, será gerado um arquivo compactado em formato ZIP contendo:

• o conteúdo do comunicado em HTML, conforme os canais disponíveis:
  • e-mail;
  • TV corporativa;
  • desktop; e
  • aplicativo móvel;
• imagens incorporadas ao conteúdo;
• vídeos vinculados e disponíveis no momento da exportação; e
• arquivos ou anexos vinculados e disponíveis no momento da exportação.

O nome de cada arquivo identificará o código e o título do comunicado, facilitando sua localização.

Rascunhos e comunicados que não possuam data de envio não fazem parte dessa exportação.

2.2. Relação de comunicados

O arquivo Comunicados.csv apresentará uma relação estruturada dos comunicados enviados, contendo:

2.3. Pessoas

O arquivo Pessoas.csv apresentará os dados cadastrais das pessoas não anonimizadas existentes na plataforma:

Pessoas cujos registros já tenham sido anonimizados não serão incluídas.

2.4. Grupos

O arquivo Grupos.csv apresentará os vínculos entre pessoas e grupos de comunicação:

2.5. Unidades

O arquivo Unidades.csv apresentará os vínculos entre pessoas e unidades:

3. Estrutura dos arquivos

A estrutura da exportação será semelhante ao exemplo abaixo:

Exportacao/
├── Comunicados.csv
├── Pessoas.csv
├── Grupos.csv
├── Unidades.csv
├── 2025-01/
│ ├── 1001-titulo-do-comunicado.zip
│ └── 1002-outro-comunicado.zip
└── 2025-02/
└── 1050-titulo-do-comunicado.zip

Cada arquivo ZIP de comunicado poderá conter:

Email.html Tv.html Desktop.html Mobile.html files/ 

Os arquivos CSV utilizarão ponto e vírgula (;) como separador de campos.

4. Como ocorrerá a entrega

Antes da disponibilização, a Simplifica CI e o cliente deverão confirmar:

• o responsável autorizado a receber os dados;
• o canal seguro de entrega;
• a data de geração da exportação;
• o prazo durante o qual o arquivo permanecerá disponível; e
• a confirmação de recebimento pelo cliente.

Por conter dados pessoais e informações internas, o acesso deverá ser limitado às pessoas formalmente autorizadas pelo cliente.

Após o recebimento, caberá ao cliente proteger a cópia exportada, definir os acessos permitidos e aplicar seus próprios prazos de retenção e descarte, conforme suas obrigações legais e políticas internas.

5. Limites da exportação

A exportação representa os dados disponíveis na plataforma na data de sua geração.

Não estão incluídos:

• comunicados em rascunho ou sem data de envio;
• registros de pessoas que já tenham sido anonimizados;
• informações que não estejam relacionadas às categorias expressamente descritas neste documento;
• recursos externos que estejam indisponíveis ou cujo acesso não seja possível no momento da geração; e
• dados excluídos anteriormente de acordo com solicitações, políticas de retenção ou processos de anonimização.

Os arquivos HTML são fornecidos para consulta e preservação do conteúdo. Sua apresentação poderá variar de acordo com o navegador utilizado e com a disponibilidade de recursos externos.

6. Retenção e eliminação após o encerramento

Depois da conclusão da exportação e da confirmação de recebimento, os dados utilizados exclusivamente para a execução do contrato deverão seguir o processo de encerramento, retenção e eliminação aplicável.

A eliminação será realizada:

• de acordo com os prazos definidos no contrato e na política de retenção aplicável;
• dentro dos limites técnicos dos ambientes e ciclos de cópias de segurança;
• mediante controles destinados a impedir acesso ou uso indevido durante o período de encerramento; e
• ressalvadas as hipóteses em que a conservação seja necessária ou permitida por obrigação legal, regulatória, exercício regular de direitos ou outra hipótese aplicável.

O prazo e o escopo da eliminação deverão ser formalmente registrados:

7. Privacidade e segurança da informação

O processo de encerramento deverá considerar, conforme aplicável:

• os princípios de finalidade, necessidade, transparência, segurança, prevenção e responsabilização;
• o uso de canal de entrega compatível com a sensibilidade das informações;
• a validação da identidade e da autorização do destinatário;
• a restrição de acesso durante a preparação e a entrega;
• o registro da geração, disponibilização e confirmação de recebimento; e
• a eliminação ou retenção controlada após o término da finalidade.

Essas medidas apoiam o atendimento à LGPD e o alinhamento a boas práticas de gestão de segurança da informação, como as contempladas pela ISO/IEC 27001, observados o escopo contratado, as políticas internas e as responsabilidades de cada parte.

Este documento não deve ser interpretado como declaração de certificação ISO, nem substitui as disposições do contrato, do acordo de tratamento de dados, da política de retenção ou da legislação aplicável.

8. Responsabilidades das partes

Simplifica CI

• gerar a exportação com base nos dados disponíveis;
• disponibilizá-la ao responsável autorizado;
• adotar controles de segurança durante a geração e a entrega;
• informar eventuais limitações ou falhas identificadas; e
• executar os procedimentos de retenção e eliminação sob sua responsabilidade.

Cliente

• indicar formalmente o responsável pelo recebimento;
• realizar o download dentro do prazo informado;
• conferir e confirmar o recebimento dos arquivos;
• proteger os dados após a entrega; e
• cumprir suas obrigações como controlador ou agente de tratamento, conforme sua atuação e a legislação aplicável.

9. Confirmação

Ao confirmar o recebimento, o cliente declara que:

• recebeu acesso à exportação descrita neste documento;
• está ciente dos formatos, do conteúdo e dos limites informados;
• assumirá a guarda e a proteção da cópia recebida; e
• comunicará eventuais problemas de acesso ou integridade dentro do prazo acordado.