[Caqui] Integración de la Base de Colaboradores con Progic Manager
- ¿Por qué integrar la base de colaboradores con Progic Manager?
- ¿Qué información es necesaria?
- ¿Por qué la integración debe ser automatizada?
- ¿De dónde provienen los datos? Los sistemas de RR.HH. como fuente ideal
- ¿Cómo realizar la integración?
- Siguiente paso: reunión técnica de alineación
¿Por qué integrar la base de colaboradores con Progic Manager?
Progic Manager es una plataforma de comunicación interna que ofrece diversos canales para que los mensajes de su organización lleguen al público adecuado — ya sea a través de TV corporativa, aplicación, correo electrónico, entre otros. El público objetivo de estas comunicaciones es, típicamente, el colaborador de la empresa.
Para que la plataforma funcione con todo su potencial, es fundamental que tenga internamente una réplica actualizada de la base de colaboradores de su organización. Esta integración aporta cuatro grandes beneficios:
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Autenticación en los canales de comunicación
Algunos canales de Progic, como la aplicación, requieren que el colaborador inicie sesión para acceder a los contenidos. En este proceso, se identifica mediante un dato como CPF o correo electrónico y se autentica con un código de validación. Para que este acceso funcione correctamente, es necesario que el colaborador esté registrado en la plataforma.
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Segmentación de contenido
Con la base de colaboradores registrada y calificada en Progic Manager, es posible segmentar las comunicaciones de manera precisa. Por ejemplo, puede enviar un comunicado solo a los colaboradores de una unidad específica, como Ribeirão Preto, y refinarlo aún más para alcanzar únicamente a colaboradores con cargos gerenciales en esa unidad.
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Generación de métricas e informes
Cuando la base está sincronizada con la plataforma, es posible generar métricas detalladas sobre la comunicación: qué público fue alcanzado, cuál fue el nivel de interacción de un público específico con determinado contenido, entre otros análisis. Esta información es esencial para mejorar continuamente las estrategias de comunicación.
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Generación automática de contenido
La plataforma puede crear contenidos automáticamente basados en la información de los colaboradores. En cualquier canal (TV corporativa, aplicación, etc.) es posible generar:
- Cumpleaños del día, semana o mes
- Antigüedad laboral (1, 5, 10 años, etc.)
- Nuevos colaboradores
Para ello, la base debe estar actualizada y contener los campos necesarios.
¿Qué información es necesaria?
Para permitir autenticación, segmentación, métricas y generación automática de contenido, cada colaborador debe contar con los siguientes campos en Progic Manager:
| Campo | Obligatorio | Observaciones |
|---|---|---|
| PIN (Número de Identidad Personal) | Muy recomendado | En Brasil corresponde al CPF |
| Nombre | Obligatorio | Identificación |
| Apellido | Obligatorio | Identificación |
| Nombre social | Opcional | Recomendado si RR.HH. lo gestiona |
| Apellido social | Opcional | Recomendado |
| Teléfono móvil | Opcional (recomendado) | Identificación/autenticación |
| Correo corporativo | Opcional (recomendado) | En el caso de H2 es obligatorio |
| Correo personal | Opcional | Complementario |
| Unidad | Opcional (recomendado) | Segmentación geográfica |
| Departamento | Opcional (recomendado) | Segmentación |
| Cargo | Opcional (recomendado) | Segmentación |
| Matrícula | Opcional (recomendado) | Identificación |
| Fecha de nacimiento | Opcional (recomendado) | Cumpleaños |
| Fecha de ingreso | Opcional (recomendado) | Antigüedad |
| Inicio de vacaciones | Opcional (recomendado) | Uso futuro |
| Fin de vacaciones | Opcional (recomendado) | Uso futuro |
| Campos adicionales | — | Reglas y preferencias |
| Código de empresa | Condicional | Identificador único con matrícula |
| Publicar cumpleaños | Opcional | True/False |
| Publicar antigüedad | Opcional | True/False |
| Publicar vacaciones | Opcional | True/False |
¿Por qué la integración debe ser automatizada?
Las empresas suelen tener un alto volumen de colaboradores, con entradas y salidas frecuentes. Gestionar esto manualmente puede volverse inviable y desactualizar la base.
Por ello, Progic recomienda automatizar la integración conectando directamente con los sistemas de gestión de personas de la organización.
¿De dónde provienen los datos? Los sistemas de RR.HH. como fuente ideal
Estos sistemas son la mejor fuente de datos para la integración, por dos motivos principales:
Confiabilidad: como necesitan cumplir con requisitos legales y laborales, estas bases se mantienen siempre actualizadas — cuando un colaborador es contratado, aparece automáticamente; cuando es desvinculado, es eliminado.
Seguridad: al reflejar una base confiable, garantizamos que solo las personas con derecho de acceso a la comunicación interna de la empresa tengan ese acceso en la plataforma de Progic.
¿Cómo realizar la integración?
Progic ofrece diferentes opciones según la realidad de cada empresa:
Ruta 1 — Implementación por el cliente (API pública)
Caminho 2 — Implementación por Progic
Cuando el cliente no cuenta con recursos técnicos internos para implementar la integración por su cuenta, Progic puede asumir el desarrollo de este flujo. En este caso, el cliente debe proporcionar tres informaciones:
- Cuál es el sistema de origen — es decir, qué sistema de RR. HH. o de gestión de personas se utiliza para mantener la base de colaboradores actualizada.
- Cuál es el método de integración disponible — la mayoría de los sistemas de RR. HH. dispone de APIs que pueden ser consumidas por Progic. El cliente debe verificar esto con el proveedor del sistema.
- Credenciales de acceso — en caso de que la integración sea vía API, el cliente debe proporcionar las credenciales necesarias para que Progic pueda acceder a los datos.
Progic ya cuenta con experiencia consolidada con diversos sistemas del mercado, incluyendo:
- Senior HCM
- ADP
- Lugar de Gente
- TOTVS
- SAP
- Sólides
- Convenia
- Entre otros
Gracias a esta experiencia, una nueva integración suele llevar aproximadamente 2 semanas para completarse, dependiendo de la disponibilidad del equipo de integraciones.
¿Y si el sistema de RR. HH. no dispone de una API?
Aun así es posible viabilizar la integración. Progic puede evaluar formas alternativas, como:
- Acceso directo a la base de datos
- Intercambio automático de archivos (por correo electrónico, FTP u otros canales)
- Otras formas de intercambio de datos a ser definidas en conjunto
Siguiente paso: reunión técnica de alineación
Para iniciar la integración, el camino recomendado es agendar una reunión técnica entre profesionales de Progic y profesionales del área de TI del cliente.
En esta reunión se definirán en conjunto el mejor camino de integración, el sistema de origen, el método de intercambio de datos y los demás detalles necesarios para que el proyecto se ejecute con éxito.